Mi huésped solicita una factura, ¿qué debo hacer?

Si un huésped solicita una factura o recibo, tú como anfitrión eres responsable de proporcionarla.

Holidu no puede emitir facturas a los huéspedes porque no somos el proveedor legal del alojamiento. Solo proporcionamos facturas de comisión a ti (el anfitrión o gestor de la propiedad).

¿Por qué necesito emitir una factura?

Holidu facilita el pago entre el huésped y tú, el anfitrión.

Deducimos nuestra comisión antes de tu pago, pero legalmente sigues siendo el proveedor del servicio y, por lo tanto, responsable de emitir facturas o recibos a tus huéspedes.

Puntos importantes:

• Las facturas deben reflejar el importe total pagado por el huésped.
• Solo emite facturas después de que el huésped haya hecho el check-out.
• Las normas fiscales locales pueden variar: consulta con tu asesor fiscal si tienes dudas.

¿Estoy legalmente obligado a emitir facturas?

Sí. Los anfitriones están legalmente obligados a proporcionar a los huéspedes una factura o recibo por su estancia.

Holidu solo facilita el pago y no es el proveedor legal del alojamiento, lo que significa que tú como anfitrión o gestor de la propiedad sigues siendo completamente responsable de la facturación.

Para anfitriones profesionales que operan con un número de IVA válido, la emisión de una factura al final de cada estancia es obligatoria, independientemente de si el huésped la solicita específicamente. Esto respalda el cumplimiento de las regulaciones fiscales y contables locales.

Nota para propiedades ubicadas en las Islas Canarias:

Las Islas Canarias no aplican el IVA del territorio peninsular español. En su lugar, se aplica el impuesto indirecto local IGIC. Las facturas emitidas para propiedades ubicadas en las Islas Canarias no deben incluir IVA, sino que deben cumplir las normas del IGIC.

¿Qué es la Herramienta de Facturas para Huéspedes?

Para facilitarte las cosas, Holidu proporciona la Herramienta de Facturas para Huéspedes, disponible en tu cuenta de anfitrión. La herramienta te ayuda a crear facturas legalmente conformes directamente desde tu cuenta de Holidu.

Características clave:

• Creación de facturas autoservicio: Genera, edita y emite facturas para cada reserva confirmada.
• Legalmente conforme: Respalda el cumplimiento de las normas fiscales locales y de la UE.
• Flujo de trabajo flexible: Comienza con un borrador, revisa los detalles y emite cuando esté listo.
• Servicios adicionales: Crea facturas adicionales para complementos como comidas, traslados o bicicletas eléctricas.

Ten en cuenta que una vez que una factura se emite, no puede editarse ni modificarse. Si tienes dudas, elige "Guardar y Cerrar" para mantenerla como borrador. Una vez que selecciones "Guardar y Emitir", se vuelve final e inmodificable.

Para corregir un error, debes cancelar la factura y emitir una nueva.

¿Dónde encontrar la Herramienta de Facturas para Huéspedes?

Hay dos formas de acceder:

Opción 1:

1. Inicia sesión en tu cuenta de Holidu. Si gestionas varias propiedades, selecciona la asociada a la reserva.
2. Ve a la pestaña "Financiero" en el lado izquierdo.
3. Luego selecciona Facturas para Huéspedes.

Opción 2:

1. Inicia sesión en tu cuenta de Holidu. Si gestionas varias propiedades, selecciona la asociada a la reserva.
2. Ve a la pestaña Reserva en el lado izquierdo. Luego selecciona la reserva para la que deseas crear una factura.
3. Bajo Mis Ganancias, haz clic en Crear una factura para tus huéspedes.

Cómo configurar tu Configuración de Facturas para Huéspedes

Para asegurar que tus facturas sean profesionales y cumplan con los requisitos fiscales locales, puedes personalizar tus detalles y preferencias de visualización en la sección Configuración de tu panel.

Actualiza tu Perfil de Anfitrión y Negocio

Asegúrate de que tu información de contacto y legal sea precisa, ya que se utiliza para identificarte en la factura.

• Detalles del Anfitrión: Verifica que tu Nombre, Correo Electrónico y Nombre de Empresa sean correctos.
• Dirección: Esta es tu dirección comercial legal o dirección de residencia principal. Haz clic en Editar para actualizar tu nombre de calle, código postal y ciudad.

Personaliza la Configuración de Visualización de Facturas

Puedes controlar exactamente qué información ven tus huéspedes en sus facturas alternando las siguientes opciones en Configuración de Facturas:

• Mostrar IVA: Actívalo si eres un negocio registrado y necesitas mostrar el IVA en las facturas.
• Detalles del Pie de Página: Puedes elegir mostrar u ocultar tu ID de IVA, ID de Impuesto Personal o IBAN en el pie de página del documento.
• Texto Legal del Pie de Página: Utiliza el cuadro de texto para agregar un "Valor por defecto" personalizado al pie de página legal (por ejemplo, un mensaje de agradecimiento o un descargo legal específico requerido por tu región).

Elige Qué Negocio Emite la Factura

Si gestionas propiedades bajo más de un negocio, por ejemplo como propietario, o si una empresa gestiona la propiedad en tu nombre, ahora puedes controlar cuál se utiliza en cada factura.

Esto se aplica a ti si:

• Eres propietario de la propiedad directamente y también facturas a través de un negocio separado que diriges, o
• Una empresa de gestión maneja la propiedad en tu nombre, y tú o esa empresa necesitan emitir la factura.

Qué negocio se utiliza depende de la reserva: seleccionamos automáticamente el que se aplica a esa reserva específica. Si no es correcto, o te gustaría facturar como un negocio diferente, puedes cambiarlo antes de emitir.

Dónde gestionarlo: Configuración > Facturas. Verás tu perfil predeterminado más cualquiera que hayas creado tú mismo. Puedes agregar, renombrar, editar o eliminar un perfil en cualquier momento.

¿Hiciste cambios manualmente? Si editas los detalles de la factura y no coinciden con un perfil guardado, te preguntaremos si deseas guardarlos como uno nuevo, para que no tengas que escribirlos nuevamente la próxima vez.

Números de factura: cada perfil mantiene su propio recuento y te advierte antes de un duplicado, para que tus números se mantengan limpios sin importar qué negocio uses para facturar.

Paso a paso: crear la factura

Paso 1: Selecciona los Detalles de la Reserva

Elige el ID de reserva relevante e idioma preferido. Selecciona el emisor: lo elegimos automáticamente, pero puedes cambiarlo aquí.

Paso 2: Añade Información del Huésped

Ingresa la dirección de facturación del huésped e ID de IVA (si corresponde).

Paso 3: Revisa y Personaliza

El sistema mostrará automáticamente los detalles de la reserva, como fechas, nombre de propiedad e importe total. También puedes agregar un mensaje personalizado bajo el Pie de Página Legal. El mensaje agregado en el Pie de Página Legal aparecerá en la factura.

Paso 4: Finaliza la Factura

• Cancelar: Descarta el borrador.
• Guardar y Cerrar: Mantén como borrador para ediciones posteriores.
• Guardar y Emitir: Finaliza la factura. Una vez emitida, no puede cambiarse.

Paso 5: Descarga y Envía

La factura emitida puede descargarse como PDF y enviarse manualmente a tu huésped.

Automatiza tu Flujo de Trabajo

Bajo Configuración de numeración de factura automática, puedes elegir:

• Habilitar Generación Automática: Actívalo para que el sistema asigne automáticamente un número único a cada factura nueva, ahorrándote tiempo en el registro manual.

Facturación por Extras

Para facturar servicios adicionales más allá de la estancia del huésped, primero crea la Factura de Estancia y luego genera una Factura Adicional separada para extras.

ID de Impuesto Personal para Anfitriones Alemanes

Para anfitriones en Alemania, el ID de Impuesto Personal (SteuerID/IdNr.) no debe mostrarse (esta información no se transferirá automáticamente a todas las facturas, pero el campo estará vacío). El número correcto a utilizar en su lugar es el Número de Impuesto (Steuernummer).

Aquí se explica cómo configurar el Número de Impuesto (Steuernummer) para que todas las facturas lo incluyan:

1. Ve a Configuración bajo Facturas en la Herramienta de Facturas para Huéspedes.
2. Localiza el campo Número de Impuesto (Steuernummer).
3. Haz clic en Editar.
4. Ingresa manualmente el Número de Impuesto (Steuernummer) válido.
5. Guarda la configuración.

Una vez guardado, este número aparecerá por defecto en el Formulario de Factura.

Recordatorios importantes

• Siempre emite facturas por el importe total pagado por el huésped.
• Solo emite después del check-out.
• La comisión de Holidu se deduce antes del pago, pero debe aparecer en el importe total.
• Si una reserva se cancela, los huéspedes pueden solicitar una factura de cancelación.