Mi huésped solicita una factura, ¿qué debo hacer?

Si un huésped solicita una factura o recibo, como anfitrión eres responsable de proporcionarla.

Holidu no puede emitir facturas a los huéspedes porque no somos el proveedor legal del alojamiento. Solo proporcionamos facturas de comisión a ti (el anfitrión o gestor de propiedades).

¿Por qué necesito emitir una factura?

Holidu facilita el pago entre el huésped y tú como anfitrión.

Deducimos nuestra comisión antes de tu pago, pero legalmente sigues siendo el proveedor del servicio y, por lo tanto, eres responsable de emitir facturas o recibos a tus huéspedes.

Puntos importantes:

• Las facturas deben reflejar el importe completo pagado por el huésped.
• Solo emite facturas después de que el huésped haya realizado el check-out.
• Las normas fiscales locales pueden variar; consulta con tu asesor fiscal si tienes dudas.

¿Estoy obligado legalmente a emitir facturas?

Sí. Los anfitriones están obligados legalmente a proporcionar a los huéspedes una factura o recibo por su estancia.

Holidu solo facilita el pago y no es el proveedor legal del alojamiento, lo que significa que como anfitrión o gestor de propiedades sigues siendo completamente responsable de la emisión de facturas.

Para anfitriones profesionales que operan con un número de IVA válido, emitir una factura al final de cada estancia es obligatorio, independientemente de si el huésped la solicita específicamente. Esto respalda el cumplimiento de las regulaciones fiscales y contables locales.

Nota para propiedades ubicadas en las Islas Canarias:
Las Islas Canarias no aplican el IVA del territorio español. En su lugar, se aplica el impuesto indirecto local IGIC. Las facturas emitidas para propiedades ubicadas en las Islas Canarias no deben incluir IVA, pero deben cumplir con las normas de IGIC.

¿Qué es la Herramienta de Factura para Huéspedes?

Para facilitar las cosas, Holidu proporciona la Herramienta de Factura para Huéspedes, disponible en tu cuenta de anfitrión. La herramienta te ayuda a crear facturas legalmente conformes directamente desde tu cuenta de Holidu.

Características principales

• Creación de facturas de autoservicio: Genera, edita y emite facturas para cada reserva confirmada.
• Legalmente conforme: Respalda el cumplimiento de las normas fiscales locales y de la UE.
• Flujo de trabajo flexible: Comienza con un borrador, revisa los detalles y emite cuando esté listo.
• Servicios adicionales: Crea facturas adicionales para complementos como comidas, traslados o bicicletas eléctricas.

Ten en cuenta que una vez que una factura se emite, no puede editarse ni modificarse. Si tienes dudas, elige "Guardar y Cerrar" para mantenerla como borrador. Una vez que selecciones "Guardar y Emitir", se vuelve final e inmodificable.

Para corregir un error, debes cancelar la factura y emitir una nueva.

¿Dónde encontrar la Herramienta de Factura para Huéspedes?

Hay dos formas de acceder a ella:

Opción 1

1. Inicia sesión en tu cuenta de Holidu. Si gestionas varias propiedades, selecciona la asociada a la reserva.
2. Ve a la pestaña "Financiero" en el lado izquierdo.
3. Luego selecciona Facturas de Huéspedes.

Opción 2

1. Inicia sesión en tu cuenta de Holidu. Si gestionas varias propiedades, selecciona la asociada a la reserva.
2. Ve a la pestaña Reserva en el lado izquierdo. Luego selecciona la reserva para la que deseas crear una factura.
3. En Mis Ganancias, haz clic en Crear una factura para tus huéspedes.

¿Cómo configurar tus ajustes de factura para huéspedes?

Para asegurarte de que tus facturas sean profesionales y cumplan con los requisitos fiscales locales, puedes personalizar tus detalles y preferencias de visualización en la sección Configuración de tu panel.

Actualiza tu perfil de anfitrión y empresa

Asegúrate de que tu información de contacto y legal sea precisa, ya que se utiliza para identificarte en la factura.

• Detalles del Anfitrión: Verifica que tu Nombre, Correo Electrónico y Nombre de Empresa sean correctos.
• Dirección: Esta es tu dirección comercial legal o dirección de residencia principal. Haz clic en Editar para actualizar tu nombre de calle, código postal y ciudad.

Personaliza los ajustes de visualización de facturas

Puedes controlar exactamente qué información ven tus huéspedes en sus facturas alternando las siguientes opciones en Ajustes de factura:

• Mostrar IVA: Actívalo si eres un negocio registrado y necesitas mostrar IVA en las facturas.
• Detalles del Pie de Página: Puedes elegir mostrar u ocultar tu Número de IVA, Número de Identificación Fiscal Personal o IBAN en el pie de página del documento.
• Texto Legal del Pie de Página: Usa el cuadro de texto para añadir un valor predeterminado personalizado para tu pie de página legal (por ejemplo, un mensaje de agradecimiento o un aviso legal específico requerido por tu región).

Paso a paso: Cómo crear la factura

1. Selecciona Detalles de la Reserva

Elige el ID de reserva relevante e idioma preferido (Español o Inglés).

2. Añade Información del Huésped

Introduce la dirección de facturación del huésped y su número de IVA (si aplica).

3. Revisa y Personaliza

El sistema mostrará automáticamente los detalles de la reserva como fechas, nombre de la propiedad e importe total. También puedes añadir un mensaje personalizado en el Pie de Página Legal. El mensaje añadido en el Pie de Página Legal aparecerá en la factura.

4. Finaliza la Factura

• Cancelar: Descarta el borrador.
• Guardar y Cerrar: Mantén como borrador para ediciones posteriores.
• Guardar y Emitir: Finaliza la factura. Una vez emitida, no puede cambiar.

5. Descarga y Envía

La factura emitida puede descargarse como PDF y enviarse manualmente a tu huésped.

Automatiza tu flujo de trabajo

En Ajustes automáticos de número de factura, puedes optar por:

• Habilitar Generación Automática: Actívalo para que el sistema asigne automáticamente un número único a cada nueva factura, ahorrándote tiempo en el registro manual.

Facturación de servicios adicionales

Para facturar servicios adicionales más allá de la estancia del huésped, primero crea la Factura de Estancia y luego genera una Factura Adicional separada para extras.

Recordatorios Importantes

• Siempre emite facturas por el importe completo pagado por el huésped.
• Solo emite después del check-out.
• La comisión de Holidu se deduce antes del pago, pero debe seguir apareciendo en el importe total.
• Si una reserva se cancela, los huéspedes pueden solicitar una factura de cancelación.
• Holidu proporciona la herramienta, pero tú sigues siendo el emisor oficial de todas las facturas.

Consideraciones por Mercado

Portugal

Las facturas deben emitirse utilizando software autorizado por el gobierno. Nuestra herramienta es una solución general que permite a los anfitriones crear facturas para huéspedes; sin embargo, Holidu no es responsable de la validez legal o el cumplimiento de las facturas generadas a través de esta herramienta.

Los anfitriones pueden elegir si usar o no esta herramienta y siguen siendo completamente responsables de asegurar que sus facturas cumplan con los requisitos legales y fiscales portugueses.

Las facturas están disponibles después del check-out del huésped.

Preguntas Frecuentes

P: ¿Estoy obligado legalmente a emitir facturas?

R: Sí. En la mayoría de países, lo estás. Holidu solo recopila el pago; la facturación es tu responsabilidad.

P: ¿Puedo incluir extras como comida o bicicletas eléctricas?

R: Sí. Usa la opción "Factura Adicional".

P: ¿Qué hago si cometo un error?

R: Puedes cancelar la factura y emitir una nueva. Una vez emitida, no puede editarse.

P: ¿Cuándo debo emitir la factura?

R: Debes emitir la factura después de que el huésped realice el check-out.

P: ¿Holidu emite facturas en mi nombre?

R: No. Holidu proporciona la herramienta, pero tú eres responsable de emitir y enviar las facturas a tus huéspedes.