Cómo configurar y gestionar la función de check-in en línea

Esta guía te explica cómo configurar la función de Check-in en Línea (Check-in avanzado) desde tu portal de Holidu y cómo gestionarla correctamente. La función se basa en la experiencia regulatoria local de los equipos regionales de Holidu, por lo que puedes mantener el cumplimiento normativo sin necesidad de aprender cada proceso de autoridad desde cero.

1. Registro con el portal del gobierno responsable

Antes de activar la función en Holidu, debes registrar tu alojamiento ante la autoridad local competente. Las opciones varían según tu ubicación:

Región	Autoridad	Instrucciones
España (excepto Cataluña y País Vasco)	SES.Hospedajes	Cómo conectar a SES.Hospedajes
Cataluña	Mossos d'Esquadra	Conectar con Mossos
País Vasco	Ertzaintza	Conectar con Ertzaintza
Portugal	SIBA	Cómo conectar a SEF/SIBA
Alemania	AVS	Cómo conectar tu propiedad a AVS
Italia	Alloggiati Web	Función de Check-in de Huéspedes en Italia | Informes Estadísticos en Italia

Este paso es obligatorio antes de continuar. Una vez registrado, recibirás un nombre de usuario, contraseña y, en algunos casos, un código de arrendatario o alojamiento, que ingresarás en tu cuenta de Holidu para configurar la conexión.

2. Cómo conectar tu propiedad a la autoridad usando la función de Check-in en Línea

1. Desde tu aplicación de Holidu, ve al menú del lado izquierdo, haz clic en "Herramientas" y selecciona "Check-in en Línea".
   
2. Verás la lista de tus propiedades. Haz clic en el botón "Configurar" junto a la propiedad que deseas conectar a la policía o autoridad.
   
3. Se mostrará una pantalla con la lista de tus propiedades, incluyendo el estado de conexión de cada una. Haz clic en la propiedad específica que deseas conectar.
   
4. Completa el formulario con los datos del país donde se encuentra la propiedad.
   
5. Desplázate hacia abajo, haz clic en "Activar envío automático a la policía", selecciona la autoridad correcta e introduce tu nombre de usuario, contraseña y todas las credenciales requeridas en los campos. No uses tus credenciales de Holidu aquí, utiliza las credenciales de acceso que recibiste de tu autoridad.
   
6. Haz clic en "Validar".
7. Una vez activado correctamente, haz clic en "Guardar cambios" al final del formulario.
8. Si no aparece ningún mensaje de error, tu propiedad está ahora conectada a la autoridad responsable.
9. Para evitar errores, asegúrate de lo siguiente:
   • Usa el código fiscal correcto del anfitrión. Este es tu número de identificación o el NIE si no eres español.
   • Introduce tu número de identificación o NIE completo, incluyendo todos los ceros.
   • Usa las credenciales de acceso que recibiste de tu autoridad local, no tu acceso de Holidu.
10. Ahora puedes cerrar el formulario y ver que la conexión está activa.

3. ¿Cómo funciona?

Una vez completada la configuración, el sistema funciona automáticamente. Esto es lo que puedes esperar:

3.1 Proceso para el huésped

1. Después de realizar la reserva, tu huésped recibe un correo electrónico (o mensaje) con un enlace a un formulario de check-in en línea seguro.
   
2. El huésped completa los detalles de todos los viajeros, incluyendo escaneo de documentos (pasaporte o identificación). Esto debe repetirse para todas las personas que viajan con él.
3. Los datos se envían de forma segura y se almacenan en el sistema.
4. Si un huésped no completa el formulario, se envían recordatorios automáticos. Si aún así no cumple, puedes completar los datos en su nombre.

⏰ A las 11:00 PM del día de check-in, los datos del huésped se envían automáticamente a la autoridad competente.

3.2 Cómo reconocer el estado en la página de Reservas

En los detalles de la reserva, el estado de cada reserva se muestra de la siguiente manera:

Estado	Indicador Visual
Iniciado, pero con datos faltantes	Aquí puedes ver si tus huéspedes ya han comenzado el proceso. Hasta que se complete para todas las personas que viajan con ellos, el estado se mostrará como incompleto.
Datos del huésped completos pero aún no transferidos (porque la fecha de check-in es futura)
Datos del huésped transferidos exitosamente a la autoridad
Error en la comunicación de datos	Si hubo un error con la transferencia de datos, verás este mensaje. A continuación compartimos algunos consejos sobre cómo resolver esto por tu cuenta.

3.3 Solución de problemas

Problema	Qué hacer
⚠️ Datos incompletos o faltantes	Recuerda a los huéspedes o completa el formulario manualmente desde la vista de detalles de la reserva. 5 días antes del check-in, tus huéspedes recibirán un recordatorio automático con un enlace al formulario de check-in nuevamente.
❌ Error en la transferencia de datos	Verifica que las credenciales que agregaste en tu cuenta de Holidu sean correctas. Si ya las has verificado y el error persiste, comunícate con el soporte para que te ayude a resolver el problema.

4. Cómo descargar el libro de huéspedes

1. Ve a la función de check-in en línea.
2. Junto a la propiedad para la que deseas el libro de huéspedes, haz clic en "Detalles".
   
3. En el área superior del modal que se abre, busca la reserva con el nombre del huésped principal, haz clic en ella y luego haz clic en "Descargar todo".
   

5. Cómo completar manualmente los datos del huésped

1. Una vez en la ventana de Check-in en Línea, haz clic en la pestaña de reservas.
   
2. Verás la lista de reservas, identificadas por el nombre del huésped principal. También hay una columna que muestra el estado de los datos y la transferencia.
   
3. Si haces clic en "Información de estado", se mostrará el significado de cada icono según su color.
   
4. Haz clic en el nombre del huésped para abrir la página "detalles del huésped", donde puedes completar su información.
   

6. Entender los colores básicos del estado