Gestionar a tus colaboradores es fundamental para que cada persona de tu equipo tenga acceso a la información que necesita para su trabajo, sin exponer datos que no le corresponden. En esta guía te explicamos qué datos puede ver cada tipo de colaborador y cómo configurar sus permisos para gestionar tu propiedad de forma segura y eficiente.
Resumen rápido: casos de uso habituales
| ¿Quién necesita acceso? | Configuración recomendada | Qué puede hacer |
|---|---|---|
| Personal de limpieza o mantenimiento | Ver disponibilidad | Consultar cuándo la propiedad está ocupada o disponible. No puede ver los datos de los huéspedes ni los precios. |
| Co-anfitrión o asistente | Ver disponibilidad + Ver y crear reservas | Consultar el calendario y los detalles completos de las reservas, incluidos los nombres y los datos de contacto de los huéspedes. |
| Persona que debe recibir notificaciones de reservas | Marcar como secundario | Recibir notificaciones por correo electrónico y push sobre las reservas. No le da acceso para ver nada en el sistema. Si también necesita ver datos, añade otros permisos. |
| Persona que solo gestiona la configuración de la propiedad | Configuración de la propiedad | Editar la información de la propiedad, las comodidades, las fotos y los precios. No puede ver las reservas ni el calendario. |
¿Y si trabajas con un gestor de propiedades?
Si trabajas con un gestor profesional de propiedades, lo recomendable es que cree una cuenta PME (Property Management Expert) y establezca una relación de mandato con tu propiedad. Así obtendrá un acceso operativo pensado específicamente para empresas de gestión de propiedades.
Si prefieres no utilizar la estructura PME y quieres dar acceso a tu gestor como colaborador, puedes concederle todos los permisos: Configuración de la propiedad + Ver disponibilidad + Ver y crear reservas + Distribución y publicación.
Con esta combinación, el gestor tendrá acceso operativo completo para administrar la propiedad. Ten en cuenta que los colaboradores nunca pueden acceder a los datos financieros (facturas y pagos). Solo el modelo PME permite conceder acceso a las facturas a un gestor de propiedades.
Colaborador principal (Editor)
El colaborador principal tiene acceso completo a todos los datos de la propiedad:
- Calendario: acceso total a las fechas reservadas, bloqueadas y disponibles, incluidos los detalles de precios.
- Reservas: información completa de las reservas, incluidos los datos del huésped, el desglose del precio y el estado del pago.
- Finanzas: facturas, pagos a propietarios e información de cobros.
- Configuración de la propiedad: puede ver y editar todos los ajustes de la propiedad.
- Opiniones: todas las opiniones de los huéspedes.
- Colaboradores: puede ver y gestionar a todos los colaboradores de la propiedad.
- Notificaciones: recibe todas las notificaciones (correo electrónico y push).
Dato importante: solo el colaborador principal puede acceder a los detalles de los pagos, las facturas y la información de cobros. Esta cuenta está vinculada legalmente al acuerdo de la propiedad con Holidu.
Permisos disponibles al añadir un colaborador
Al añadir un colaborador, puedes conceder uno o varios de los siguientes permisos. Cada uno da acceso a áreas específicas.
Configuración de la propiedad
| Puede ver y editar | No puede acceder a |
|---|---|
| Sí: descripciones y títulos de la propiedad | No: reservas |
| Sí: fotos (subir, eliminar y reordenar) | No: datos financieros (facturas y pagos) |
| Sí: comodidades y servicios | No: canales de distribución |
| Sí: información de la unidad o habitaciones | No: datos de los huéspedes |
| Sí: precios y tarifas por temporada | No: gestión de fechas bloqueadas |
| Sí: tasas adicionales | No: métricas de rendimiento |
| Sí: instrucciones de llegada y check-in | No: gestión de colaboradores |
| Sí: configuración de sincronización de calendario (importación iCal) | No: controles de publicación |
| Sí: exportación de calendario (iCal) |
Limitaciones:
- La ubicación es de solo lectura si la propiedad ya está publicada.
- La sincronización y exportación iCal se pueden configurar desde este permiso, pero para ver o gestionar las fechas bloqueadas es necesario el permiso «Ver y crear reservas».
Ver y crear reservas
| Puede ver | Puede hacer |
|---|---|
| Sí: detalles completos de la reserva | Sí: crear reservas manuales |
| Sí: nombre, correo electrónico, teléfono y dirección del huésped | Sí: modificar reservas manuales |
| Sí: desglose completo del precio | Sí: cancelar reservas |
| Sí: importes de los pagos a propietarios | Sí: actualizar los datos del huésped en las reservas |
| Sí: detalles de comisiones | |
| Sí: información del canal | |
| Sí: historial y modificaciones de la reserva |
Fechas bloqueadas:
- Puede ver las fechas bloqueadas con sus comentarios o notas.
- Puede crear fechas bloqueadas.
- Puede editar fechas bloqueadas.
- Puede eliminar fechas bloqueadas, siempre que no sean inmutables.
No puede acceder a:
- La configuración o las descripciones de la propiedad.
- La gestión de canales de distribución.
- La configuración de precios.
Notas:
- Para ver la vista del calendario, también debes conceder el permiso «Ver disponibilidad».
- Si el anfitrión no ha completado la verificación KYC, es posible que los datos de contacto de los huéspedes no se muestren hasta que se complete.
Ver disponibilidad
Es una vista de calendario de solo lectura, pensada para personas que necesitan saber cuándo la propiedad está ocupada sin ver datos sensibles.
| Puede ver | No puede ver |
|---|---|
| Sí: fechas de la reserva (entrada y salida) | No: nombre, correo electrónico o teléfono del huésped |
| Sí: número de huéspedes (adultos, |
¿Quieres contactarnos?
Estamos aquí para ayudarte. Puedes contactarnos directamente si necesitas ayuda o tienes preguntas.
Contáctanos