¿Qué debo hacer si no puedo contactar a mi huésped antes de su llegada?

Ponerse en contacto con tus huéspedes antes de la llegada es clave para que el check-in sea sin contratiempos. En este artículo te explicamos cómo contactar a los huéspedes antes de su llegada según el canal de reserva (Airbnb, Booking.com y Holidu) y qué pasos seguir si no logras comunicarte con ellos.

Cómo contactar a tus huéspedes antes de la llegada

La forma más fiable de comunicarte con tus huéspedes es a través de la mensajería de Holidu. Todas las conversaciones, sin importar el canal de origen de la reserva, se reúnen en un único lugar.

Usar la mensajería de Holidu (Guest Messaging)

Holidu reúne en una sola bandeja de entrada los mensajes de reservas procedentes de Airbnb, Booking.com, Holidu y otros canales.

• Ve a Mensajes → Bandeja de entrada en el menú de navegación para ver todas las conversaciones.
• También puedes abrir una reserva concreta en la pestaña Reservas y hacer clic en el enlace de mensajes del detalle de la reserva para ir directamente a la conversación de ese huésped.

Además, el Asistente de IA está incluido sin coste adicional y responde automáticamente a preguntas frecuentes sobre el check-in, las instalaciones, las indicaciones para llegar y más, según los temas que hayas asignado en Configuración. Los mensajes también se traducen automáticamente entre tu idioma y el del huésped, para que el idioma nunca sea una barrera. Puedes intervenir en cualquier conversación en cualquier momento.

Cómo contactar a huéspedes de Airbnb

Las reservas realizadas a través de Airbnb se gestionan principalmente desde la mensajería de Airbnb. Sin embargo, Airbnb mantiene privados los datos personales del huésped, como su correo electrónico personal, por lo que estos datos pueden no estar disponibles para ti. Te recomendamos:

• Enviar un primer mensaje de bienvenida a través de la mensajería de Holidu, que queda registrado en tu bandeja de entrada unificada.
• Confirmar la hora de llegada y las instrucciones de acceso con antelación.

Cómo contactar a huéspedes de Booking.com

Al igual que en Airbnb, Booking.com protege la información personal de sus huéspedes. Para las reservas de Booking.com, el teléfono y el correo electrónico del huésped pueden aparecer enmascarados. Para comunicarte antes de su llegada:

• Utiliza la mensajería de Holidu para escribir al huésped directamente en su conversación de la reserva.
• Asegúrate de que el huésped disponga de la información de check-in con suficiente antelación.

Cómo contactar a huéspedes de Holidu y reservas directas

Para las reservas realizadas a través de Holidu y las reservas directas, los datos de contacto del huésped (teléfono y correo electrónico) suelen estar visibles por defecto. Puedes contactar al huésped por teléfono, WhatsApp o correo electrónico, además de utilizar la mensajería de Holidu.

Información importante para nuevos anfitriones

Si todavía no has completado tu primer check-in confirmado, los datos de contacto de los huéspedes permanecen enmascarados hasta 2 días antes de la llegada. Tras tu primer check-in exitoso, esta restricción se elimina para todas tus reservas futuras.

Además, si el huésped completa el formulario de llegada de Holidu, su correo electrónico personal se vuelve visible para ti.

Qué hacer si no puedes contactar al huésped

Si el huésped no responde, sigue estos pasos en orden:

1. Mensajería de Holidu (Mensajes → Bandeja de entrada): es siempre el mejor primer paso, independientemente del canal de la reserva.
2. WhatsApp: envía un mensaje breve y amable.
3. Llamada telefónica: si no obtienes respuesta por WhatsApp, intenta llamar.
4. Correo electrónico: haz un seguimiento si tienes disponible esa dirección.

Ejemplo de mensaje

Mantén el mensaje amable y conciso. Por ejemplo:

"Hola [Nombre del huésped], soy [Tu nombre] de [Nombre del alojamiento]. Quería confirmar tu hora de llegada. Por favor, avísame cuando puedas. ¡Nos vemos pronto!"

Si la llegada es en los próximos 7 días

Si la llegada del huésped está prevista en los próximos 7 días y no has recibido respuesta por ninguno de los canales, envía tu consulta a través del formulario de contacto del centro de ayuda. Nuestro equipo de soporte podrá revisar los datos de la reserva y, si es necesario, ayudarte a contactar al huésped a través del canal de reserva original. Nuestro equipo de soporte en tu idioma está disponible 7 días a la semana.

Buenas prácticas para evitar problemas de comunicación

1. Escribe a tus huéspedes con antelación a través de la mensajería de Holidu. Un mensaje de bienvenida unos días antes de la llegada crea un buen ambiente y confirma los datos clave. El Asistente de IA puede encargarse de las preguntas de seguimiento de forma automática.
2. Envía instrucciones de llegada claras con antelación. Asegúrate de que el huésped conozca la hora de check-in, la ubicación y los datos de acceso. Aprende cómo añadir la información de llegada.
3. Utiliza los mensajes automáticos. Los mensajes automáticos de Guest Connect funcionan junto con la mensajería de Holidu: cuando un huésped responde a un mensaje programado, el Asistente de IA puede continuar la conversación. Conoce los mensajes automáticos.
4. Activa el check-in autónomo siempre que sea posible. Así evitarás estrés de última hora si la comunicación se retrasa.
5. Pide a los huéspedes que confirmen su hora de llegada entre 2 y 3 días antes. Un mensaje breve mantiene a todos alineados.

Preguntas importantes sobre los datos de los huéspedes

Holidu no está obligado a recopilar en tu nombre los datos personales de los huéspedes. Si necesitas estos datos para fines de registro (por ejemplo, la comunicación de datos de viajeros a las autoridades), ponte en contacto directamente con los huéspedes a través de la mensajería disponible.